Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden Bavelaar Advocaten, versie 1 januari 2025.

1. Bavelaar & Bavelaar Advocatuur Rechtsanwaltschaft is een maatschap naar Nederlands recht. Bavelaar & Bavelaar Advocatuur Rechtsanwaltschaft handelt onder andere onder de handelsnamen "Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte", "Bavelaar & Bavelaar", "Bavelaar Advocaten", "Bavelaar Rechtsanwälte" en "Bavelaar Attorneys at Law".
2. De vennoten van de maatschap Bavelaar & Bavelaar Advocatuur Rechtsanwaltschaft zijn besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid, die samen de rechtspraktijk (laten) uitoefenen. Een lijst van de besloten vennootschappen, die vennoot zijn van Bavelaar & Bavelaar Advocatuur Rechtsanwaltschaft (hierna te noemen "Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte") wordt op verzoek ter beschikking gesteld.
3. Alle aan Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte verstrekte opdrachten worden uitsluitend aanvaard en uitgevoerd onder toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden (hierna te noemen "Algemene Voorwaarden"). Aanvaarding door of namens Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte van een aanbod van een opdrachtgever waarin wordt verwezen naar door de opdrachtgever gehanteerde algemene voorwaarden geschiedt met uitdrukkelijke van de hand wijzing van die voorwaarden.
4. Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte werkt op strategische wijze samen met andere juristen en kantoren, die voor eigen rekening en risico de rechtspraktijk uitoefenen, waartoe ook te rekenen de fiscale praktijk en het notariaat, (hierna te noemen "Strategische Partners"). De opdrachtgever stemt ermee in dat in het kader van de door hem verstrekte opdracht ook deze Strategische Partners worden ingeschakeld, waarvoor het honorarium en de verschotten door Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte in rekening worden gebracht als eigen honorarium en verschotten.
5. Aan Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte zijn ook Duitse advocaten, dus Rechtsanwälte verbonden, die in deze Algemene Voorwaarden ook worden aangeduid als "advocaten", tenzij uitdrukkelijk anders wordt aangegeven. Adviezen over en bijstand in het kader van (gerechtelijke) geschillen naar Duits recht althans in de Bondsrepubliek Duitsland worden steeds geacht te zijn gegeven in de hoedanigheid van Rechtsanwalt, dus als Duitse advocaat, en uitdrukkelijk niet als (Nederlandse) advocaat. De opdrachtgever realiseert zich en aanvaardt dat op de werkzaamheden van de aan Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte verbonden Rechtsanwälte uitsluitend de Duitse gedragsregels en het Duitse Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (afgekort "RVG"), van toepassing zijn en niet de Nederlandse gedragsregels en het Nederlandse beroepsrecht.
6. Ongeacht door wie namens Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte een opdracht wordt aanvaard of (al dan niet in samenwerking met anderen) wordt uitgevoerd, geldt uitsluitend Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte als opdrachtnemer, ook als het de expliciete of impliciete bedoeling is dat de opdracht door een specifieke persoon of specifieke personen wordt uitgevoerd. De artikelen 7:404, 7:407 lid 2 en 7:409 van het Burgerlijk Wetboek ("BW") zijn niet van toepassing op door of namens Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte aanvaarde opdrachten.
7. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, worden de voor de diensten van Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte verschuldigde netto bedragen berekend op basis van het aantal aan de uitvoering van de opdracht bestede uren maal de verschillende uurtarieven van de bij die uitvoering betrokken advocaten, Rechtsanwälte of juristen van Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte, werknemers van Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte en/of Strategische Partners, in welke vermenigvuldiging naar de discretie van Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte factoren als spoed, expertise, belang of complexiteit van de zaak, aard en duur van de relatie met de opdrachtgever en dergelijke mede een rol kunnen spelen (honorarium). De uurtarieven worden van tijd tot tijd aangepast, waarna de aangepaste uurtarieven zullen gelden.
8. Ter dekking van de algemene kantoorkosten van Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte wordt een percentage van het aldus verschuldigde netto honorarium in rekening gebracht (kantooropslag).
9. Daarnaast worden door Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte in het kader van de uitvoering van de opdracht gemaakte kosten en/of voor althans namens de opdrachtgever voorgeschoten kosten (bijvoorbeeld griffierechten, kosten voor uittreksels, kosten van koeriers, reis- en verblijfskosten, reiskosten, zoals € 0,50 per kilometer met auto). Daarnaast brengt Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte in rekening, de aan haar in rekening gebrachte kosten door haar Strategische Partners en onder-opdrachtnemers (verschotten).
10. Ook voor opdrachten, waarop de Duitse gedragsregels en Duitse beroepsrecht van toepassing is, wordt het hiervoor genoemde honorarium, de hiervoor genoemde kantooropslag en de hiervoor genoemde verschotten in rekening gebracht, dus ook wanneer het Duitse Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) van toepassing. De opdrachtgever van Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte accepteert met het verstreken van een opdracht aan Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte dat voor de werkzaamheden van de aan Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte verbonden Rechtsanwälte dezelfde uurtarieven, kantoorkosten en verschotten in rekening worden gebracht als voor de Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte verbonden advocaten, hetgeen kan leiden tot een hoger honorarium en hogere kosten dan het honorarium en de kosten overeenkomstig het RVG. Het honorarium en de kosten overeenkomstig het RVG zijn wel het minimum honorarium en de minimale kosten die in rekening worden gebracht.
11. Alle door Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte gefactureerde bedragen worden, voor zover verplicht, vermeerderd met omzetbelasting. Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte factureert iedere maand voor de in de vorige maand verleende diensten, met een betalingstermijn van veertien dagen. Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte behoudt zich het recht voor van deze frequentie van factureren en deze betalingstermijn eenzijdig wijzigen. Bij gebreke van tijdige en volledige betaling treedt zonder ingebrekestelling verzuim in en is Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte zonder ingebrekestelling gerechtigd tot de wettelijke rente van artikel 6:119a BW alsmede gerechtigd alle door Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte gemaakte (buiten) gerechtelijke kosten voor incasso, waaronder de volledige kosten voor intern of extern ingeschakelde advocaten, in rekening te brengen en op de opdrachtgever te verhalen.
12. Te allen tijde kan een voorschot worden gevraagd voor verrichte of te verrichten werkzaamheden. Werkzaamheden kunnen opgeschort worden als geen voorschot ter dekking daarvan voorhanden is. Betaalde voorschotten worden verrekend met de einddeclaratie in het kader van de desbetreffende opdracht.
13. De opdrachtgever stemt er uitdrukkelijk mee in dat declaraties door Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte uitsluitend per e-mail worden toegezonden aan het in de opdrachtbevestiging genoemde e-mailadres. Indien de opdrachtgever niet binnen vier weken, te rekenen vanaf de datum van verzending van de desbetreffende declaratie per e-mail, schriftelijk bezwaar heeft gemaakt tegen de verzonden declaratie, geldt deze declaratie als door hem onvoorwaardelijk geaccepteerd.
14. Het staat de opdrachtgever en Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte te allen tijde vrij een opdracht zonder opgaaf van redenen tussentijds te beëindigen, met dien verstande dat Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte een opdracht tussentijds en eenzijdig alleen zal beëindigen op een dusdanig zorgvuldige wijze dat de opdrachtgever daarvan zo min mogelijk nadeel ondervindt. Een tussentijdse beëindiging laat de verschuldigdheid van de door Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte gefactureerde en nog te factureren bedragen onverlet.
15. De contractuele of buitencontractuele aansprakelijkheid van Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte voor schade, voortvloeiend uit of verband houdend met eventuele tekortkomingen bij de uitvoering van opdrachten, is beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval uit hoofde van de door Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat ingevolge de polisvoorwaarden door Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte wordt gedragen. Onder een tekortkoming bedoeld in de vorige zin wordt ook een nalaten begrepen. Iedere aansprakelijkheid van Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte voor gevolgschade is uitgesloten.
16. Bij gebreke aan een dekking onder de polis van Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte voor de in het vorige lid genoemde schade, ongeacht de reden, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot een bedrag gelijk aan twee maal het bedrag dat Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte in het betreffende jaar exclusief omzetbelasting heeft gefactureerd aan de betreffende opdrachtgever, met een maximum van € 25.000,- (zegge: "vijfentwintigduizend Euro").
17. Ingeval en voor zover bij of in verband met de uitvoering van opdrachten of in enig ander verband schade ontstaat aan personen of zaken, voor welke schade Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte aansprakelijk is, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval uit hoofde van de door Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte gesloten aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat ingevolge de polisvoorwaarden door Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte wordt gedragen. Iedere aansprakelijkheid van Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte voor gevolgschade is uitgesloten.
18. Bij gebreke aan een dekking onder de polis van Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte voor de in het vorige lid genoemde schade, ongeacht de reden, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot een bedrag gelijk aan twee maal het bedrag dat Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte in het betreffende jaar exclusief omzetbelasting heeft gefactureerd aan de betreffende opdrachtgever, met een maximum van € 25.000,- (zegge: "vijfentwintigduizend Euro").
19. In het kader van de uitvoering van een opdracht kan Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte niet alleen de aan haar verbonden advocaten, Rechtsanwälte en/of juristen, haar werknemers en/of haar Strategische Partners inschakelen, maar ook kan Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte derden inschakelen die niet binnen haar organisatie werkzaam zijn ("onder-opdrachtnemers"). Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte zal bij de selectie van onder-opdrachtnemers de nodige zorgvuldigheid in acht nemen en waar nodig tevoren overleggen met de opdrachtgever. Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte is niet aansprakelijk voor eventuele fouten of tekortkomingen van door haar ingeschakelde onder-opdrachtnemers. Elke door of namens Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte aanvaarde opdracht houdt de bevoegdheid van Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte in om algemene voorwaarden en/of aansprakelijkheidsbeperkingen die door onder-opdrachtnemers worden gehanteerd mede namens de opdrachtgever van Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte te aanvaarden.
20. Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte zal bij de uitvoering van de opdracht de gepaste maatregelen treffen ter bewaring van de vertrouwelijkheid van de cliëntrelatie. Tenzij echter het tegendeel uitdrukkelijk wordt overeengekomen, (i) verleent de opdrachtgever toestemming om al dan niet in verband met de opdracht binnen de organisatie van Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte bekende gegevens ter kennis te brengen van diegenen binnen Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte, binnen de Strategische Partners en/of binnen de onder-opdrachtnemers voor wie kennisneming van die gegevens nuttig is in verband met de behandeling van de opdracht dan wel het relatiebeheer en (ii) verleent de opdrachtgever toestemming om bij de communicatie gebruik te maken van alle op dat moment gebruikelijke communicatiemiddelen, in het bijzonder ook het internet zoals bijvoorbeeld e-mail, WhatsApp, SMS en MMS, waarbij de opdrachtgever aanvaardt dat iedere aansprakelijkheid van Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte voor geleden schade, inclusief vervolgschade, is uitgesloten, die ontstaat indien en doordat derden zonder van Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte verkregen toestemming toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie.
21. Niet alleen Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte, maar ook de Strategische Partners en onder-opdrachtnemers die bij de uitvoering van enige opdracht zijn ingeschakeld kunnen op deze Algemene Voorwaarden een beroep doen.
22. Alle bedingen in deze Algemene Voorwaarden zijn mede gemaakt ten behoeve van de aan Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte verbonden advocaten, Rechtsanwälte en juristen alsmede hun praktijkvennootschappen en de bestuurders van deze praktijkvennootschappen, met inbegrip van hun eventuele rechtsopvolgers, alsmede van al diegenen die ten behoeve van Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte werkzaam zijn of werkzaam zijn geweest, met inbegrip van hun eventuele erfgenamen.
23. Deze Algemene Voorwaarden zijn ook van toepassing op aanvullende opdrachten en vervolgopdrachten van opdrachtgevers van Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte.
24. De rechtsverhouding tussen de opdrachtgever en Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte is onderworpen aan Nederlands recht. Dit geldt uitdrukkelijk ook voor door de aan Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte verbonden Rechtsanwälte uitgevoerde opdrachten, zulks met uitzondering van de Nederlandse gedragsrecht en het Nederlandse beroepsrecht (zie artikel 5).
25. Eventuele geschillen zullen in eerste instantie uitsluitend worden beslecht door de rechtbank te Amsterdam. Dit laat onverlet dat Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte te allen tijde het recht heeft om een geschil aanhangig te maken bij de bevoegde rechter in de jurisdictie of het arrondissement van de opdrachtgever van Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte. Indien Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte in enige gerechtelijke procedure tegen een opdrachtgever in het gelijk wordt gesteld, is deze opdrachtgever aan Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte vergoeding verschuldigd voor de volledige door Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte buiten en in rechte gemaakte kosten, waaronder de volledige kosten van de door Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte intern of extern ingeschakelde advocaten en andere adviseurs.
26. Deze Algemene Voorwaarden kunnen van tijd tot tijd worden aangepast door Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte. Nadat de aldus gewijzigde Algemene Voorwaarden aan de opdrachtgevers van Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte zijn toegezonden, zijn de gewijzigde Algemene Voorwaarden ook van toepassing op voorafgaand aan de wijziging tot stand gekomen opdrachten aan Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte.
27. Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte is gevestigd te Amsterdam en houdt mede kantoor in Hamburg en Exteral ("unselbstständige Zweigniederlassungen").
28. Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 76683583. Haar correspondentieadres is: Keizersgracht 62 in (1015 CS) Amsterdam.
29. Deze Algemene Voorwaarden zijn in het Nederlands opgesteld en in het Engels en Duits vertaald. Ingeval van geschil over de inhoud of strekking van deze Algemene Voorwaarden is de Nederlandse tekst bindend.
30. Deze Algemene Voorwaarden zijn op gedeponeerd bij de griffie van de rechtbank te Amsterdam en tevens te raadplegen op www.bavelaar.nl.

De maatschap naar Nederlands recht Bavelaar & Bavelaar Advocatuur Rechtsanwaltschaft is gevestigd aan de Keizersgracht 62, 1015 CS Amsterdam. Zij handelt onder meer onder de namen Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte, Bavelaar Advocaten, Bavelaar Rechtsanwälte en Bavelaar Attorneys at Law. KvK 76683583, btw NL8607.46.124.B01. Het kantoor heeft een nevenvestiging (unselbständige Zweigstelle) in Hamburg.

Onze Nederlandse advocaten zijn ingeschreven bij de Nederlandse orde van advocaten. Onze Duitse advocaten zijn lid van de Rechtsanwaltskammer. Op de websites van deze organisaties vindt u de wettelijke regels en gedragsregels die voor hen gelden.

Op grond van de Wwft zijn advocaten in bepaalde gevallen verplicht de identiteit van cliënten vast te stellen en ongebruikelijke transacties te melden. Voor Duitse advocaten geldt vergelijkbare wetgeving. Meer informatie vindt u bij het Bureau Financieel Toezicht en de Nederlandse orde van advocaten.

Nederlandse advocaten zijn verplicht een beroepsaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten (artikel 6.24 lid 1 Verordening op de advocatuur), met een minimale verzekerde som van EUR 2.500.000 voor kantoren. Ook Duitse advocaten zijn hiertoe verplicht. Onze verzekering heeft wereldwijde dekking. Op onze dienstverlening zijn onze algemene voorwaarden van januari 2025 van toepassing.

De informatie op deze website is met zorg samengesteld, maar is algemeen van aard en vormt geen juridisch advies. Aan de inhoud kunnen geen rechten worden ontleend. Voor advies over uw situatie neemt u contact met ons op.

Artikel 1 begripsbepalingen

In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:

• klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
• klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
• klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht.

Artikel 2 toepassingsbereik

1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Bavelaar & Bavelaar Advocaten Rechtsanwälte (hierna te noemen het "Kantoor") en de cliënt.
2. Iedere advocaat van het Kantoor draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.

Artikel 3 doelstellingen

Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:

1. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
2. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
3. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
4. medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
5. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening

1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
2. Het Kantoor heeft via de algemene voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de rechtbank.

Artikel 5 interne klachtprocedure

1. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar Mr. Dr. P. Bavelaar LL.M., die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
5. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.

Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

Artikel 7 verantwoordelijkheden

1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

Artikel 8 klachtregistratie

1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
3. De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
4. Minimaal eenmaal per jaar wordt de verslagen en de aanbevelingen op het kantoor besproken en ter besluitvorming voorgelegd.